Nama : Putri Chaatrien Giovani
NIM : 15020051
Semester : 3(Tiga) Akuntansi
Mata Kuliah : Manajemen Operasional
Dosen : Eko Yulianto. ST, MM
SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI
MANAJEMEN BISNIS INDONESIA
2016
Kata Pengantar
Dengan menyebut nama Allah.SWT yang maha pengasih lagi maha penyayang, kami panjatkan puja dan puji syukur atas kehadirat-Nya, yang telah melimpahkan rahmat,hidayah-Nya kepada kami sehingga dapat menyelesaikan makalah manajemen operasional mengenai sikap seorang manajemen dalam melaksanakan tupoksinya(Fungsi POAC).
Makalah manajemen operasional ini telah saya susun dengan baik dan maksimal. Saya menyadari sepenuhnya bahwa masih banyak kekurangan baik dari susunan kalimat maupun tata bahasanya. Oleh karena itu dengan tangan terbuka saya menerima segala saran dan kritik dari pembaca agar agar saya dapat mempebaiki makalah ini.
Akhir kata saya berharap makalah manajemen operasional yang membahas mengenai sikap seorang manajemen dalam melaksanakan tupoksinya(Fungsi POAC) ini dapat memberika manfaat maupun inspirasi bagi pembaca.
Depok,........... Oktober 2016
Penulis,
Putri Chaatrien Giovani
POAC
Fungsi POAC sendiri dalam suatu organisasi adalah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi suatu organisasi dalam pencapaian tujuannya. Berikut adalah pemaparan singkat tentang tiap bagian dari POAC, yang mana akan dibahas lebih dalam di bab lain:
Planning
Planning meliputi pengaturan tujuan dan mencari cara bagaimana untuk mencapai tujuan tersebut. Planning telah dipertimbangkan sebagai fungsi utama manajemen dan meliputi segala sesuatu yang manajer kerjakan. Di dalam planning, manajer memperhatikan masa depan, mengatakan “Ini adalah apa yang ingin kita capai dan bagaimana kita akan melakukannya”.
Membuat keputusan biasanya menjadi bagian dari perencanaan karena setiap pilihan dibuat berdasarkan proses penyelesaian setiap rencana. Planning penting karena banyak berperan dalam menggerakan fungsi manajemen yang lain. Contohnya, setiap manajer harus membuat rencana pekerjaan yang efektif di dalam kepegawaian organisasi.
Ada beberapa aktivitas dalam fungsi perencanaan :
Menetapkan arah tujuan dan target bisnis.
Menyusun strategi untuk mencapai tujuan tersebut.
Menentukan sumber daya yang dibutuhkan.
Menetapkan standar kesuksesan dalam upaya mencapai tujuan.
Perencanaa dari sudut pandang jenjang manajemen bisa dibagi dalam beberapa jenjang :
Top Level Planning (Perencanaan Jenjang Atas)
Perencanaan dalam jenjang ini bersifat strategis. Jenjang atas ini memberikan petunjuk umum, rumusan tujuan, pengambilan keputusan serta memberikan pentunjuk pola penyelesaian dan sifatnya menyeluruh. Top level planning menekankan tujuan jangka panjang organisasi dan tentu saja menjadi tangung jawab manajemen puncak.
Middle Level Planning (Perencanaan Jenjang Menengah)
Jenjang perencanaan menengah sifatnya lebih administratif. Jenjang menengah menyiapkan cara-cara yang akan ditempuh untuk merealisasikan tujuan dari sebuah perencanaan dijalankan.
Tanggung jawab perencanaan middle level berada pada man- ajemen menengah.
Low Level Planning (Perencanaan Jenjang Bawah)
Perencanaan jenjang bawa lebih fokus terhadap bagaimana cara menghasilkan. Jenjang bawah ini lebih mengarah kepada kegiatan operasional perusahaan. Manajemen pelaksana adalah pihak yang bertanggung jawab dalam perencanaan jenjang bawah ini.
Dalam perencanaan terdapat beberapa faktor yang harus dipertimbangkan yaitu harus SMART, dan kata SMART diuraikan sebagai berikut :
Specific yang berarti suatu perencanaan harus jelas maksud tujuannya ataupunruang lingkupnya. Tidak terlalu melebar serta tidak terlalu idealis.
Measurable yang berarti suatu program kerja atau rencana yang harus dapat diukur tingkat keberhasilannya.
Achievable yang berarti sesuatu dapat dicapai. Jadi bukan anggan-angan atau khayalan.
Realistic yang berarti sesatu yang sesuai dengan kemampuan serta sumber daya yang ada. Tidak terlalu mudah serta tidak terlalu sulit. Tapi tetap ada tantangan didalamnya.
Time yang berarti iyalah ada batas waktu yang jelas. Mingguan, bulanan, triwulan, semesteran atau tahunan. Sehingga mudah dinilai serta dapat dievaluasi.
Organizing
Organizing adalah proses dalam memastikan kebutuhan manusia dan fisik setiap sumber daya tersedia untuk menjalankan rencana dan mencapai tujuan yang berhubungan dengan organisasi. Organizing juga meliputi penugasan setiap aktifitas, membagi pekerjaan ke dalam setiap tugas yang spesifik, dan menentukan siapa yang memiliki hak untuk mengerjakan beberapa tugas. Aspek utama lain dari organizing adalah pengelompokan kegiatan ke departemen atau beberapa subdivisi lainnya. Misalnya kepegawaian, untuk memastikan bahwa sumber daya manusia diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi. Memekerjakan orang untuk pekerjaan merupakan aktifitas kepegawaian yang khas. Kepegawaian adalah suatu aktifitas utama yang terkadang diklasifikasikan sebagai fungsi yang terpisah dari organizing.
Pengorganisasian bisa memudahkan manajer untuk mengawasi dan menentukan orang-orang yang dibutuhkan dalam menjalankan tugas yang telah dibagi-bagi.
Tugas apa yang harus dikerjakan ?
Siapa personil yang akan melakukannya ?
Bagaimana tugasnya dikelompokkan ?
Siapa yang harus bertanggung jawab terhadap tugas tersebut ?
Semua telah ditentukan dalam fungsi organizing manajemen.
Kegiatan Organizing
Mengalokasikan sumber daya, menyusun dan menetapkan tugas-tugas serta menetapkan prosedur yang diperlukan.
Menetapkan struktur perusahaan yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggung jawab.
Merekrut, menyeleksi, dan melakukan pelatihan serta pengembangan tenaga kerja.
Menempatkan tenaga kerja pada posisi yang pas dan paling tepat.
Unsur-unsur Organizing
Sekelompok orang yang diarahkan untuk bekerja sama.
Melakukan kegiatan yang sudah ditetapkan.
Kegiatan yang diarahkan untuk mencapai tujuan.
Manfaat Organizing
Pembagian tugas-tugas bisa sesuai dengan kondisi perusahaan.
Menciptakan spesialisasi saat menjalankan tugas.
Personil dalam perusahaan mengetahui tugas apa yang akan dijalankan.
Fungsi-fungsi Organizing
Pendelegasian wewenang dari manajemen puncak kepada manajemen pelaksanan.
Adanya pembagian tugas yang jelas.
Mempunyai manajer puncak yang profesional untuk bisa mengkoordinasikan semua kegiatan yang dilakukan
Actuating
Actuating adalah peran manajer untuk mengarahkan pekerja yang sesuai dengan tujuan organisasi. Actuating adalah implementasi rencana, berbeda dari planning dan organizing. Actuating membuat urutan rencana menjadi tindakan dalam dunia organisasi. Sehingga tanpa tindakan nyata, rencana akan menjadi imajinasi atau impian yang tidak pernah menjadi kenyataan.
Kegiatan dalam Actuating/Implementasi
Mengimplementasikan proses kepimpinan, pembimbingan, dan pemberian motivasi kepada tenaga kerja agar dapat bekerja secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan.
Memberikan tugas dan penjelasan rutin mengenai pekerjaan dan menjelaskan kebijakan yang ditetapkan
Controling
Controlling, memastikan bahwa kinerja sesuai dengan rencana. Hal ini membandingkan antara kinerja aktual dengan standar yang telah ditentukan. Jika terjadi perbedaan yang signifikan antara kinerja aktual dan yang diharapkan, manajer harus mengambil tindakan yang sifatnya mengoreksi. Misalnya meningkatkan periklanan untuk meningkatkan penjualan.
Fungsi dari controlling adalah menentukan apakah rencana awal perlu direvisi, melihat hasil dari kinerja selama ini. Jika dirasa butuh ada perubahan, maka seorang manajer akan kembali pada proses planning. Di mana ia akan merencanakan sesuatu yang baru, berdasarkan hasil dari Controling.
Kegiatan dari fungsi Controling
Mengevaluasi keberhasilan dan target dengan cara mengikuti standar indikator yang sudah ditetapkan,
Melakukan klarifikasi dan koreksi terhadap penyimpangan yang ditemukan.
Memberi alternatif solusi yang mungkin bisa mengatasi masalah yang terjadi.
Controling akan berjalan efektif dengan memperhatikan hal-hal berikut
Routing (jalur), manajer menetapkan cara atau jalur supaya bisa dengan mudah mengetahui letak dimana suatu kesalahan sering terjadi.
Scheduling (penetapan waktu), Manajer menetapkan kapan semestinya pengawasan harus dijalankan.
Kadang-kadang, pegawasan yang terjadwal mungkin tidak efisiendalam menemukan suatu kesalahan , dan sebaliknya sesuatu yang dijalankan mendadak lebih berguna.
Dispatching (perintah pelaksanaan), adalah pengawasan yang berupa suatu perintah pelaksanaan pada pekerjaan. Tujuannya supaya suatu pekerjaan bisa selesai tepat waktu
Perintah bisa membuat sebuah pekerjaan bisa terhindar dari kondisi terkantung-kantung, dan pada ujungnya apabila terjadi kesalahan, bisa dengan mudah diidentifikasi siapa yang melakukan keslahan.
Follow Up (tindak lanjut), Manajer mencarikan solusi apabila terdapat kesalahan yang ditemukan.
Tindakan lanjut bisa dengan memberikan peringatan terhadap pihak yang sengaja maupun tidak sengaja melakukan kesalahan dan memberikan pentujuk agar kesalahan yang sama tidak terulang kembali. Bentuk pengawasan yang baik adalah pengawasan sesuai dengan kebutuhan dan sifat atau karakter perusahaan.Sebuah pengawasan yang baik dilakukan dengan tidak menelan banyak biaya dan bisa menjamin adanya kegiatan perbaikan.
Untuk itu, perusahaan perlu menyiapkan langkah tata pola dan rencana perusahaan sebelum pengawasan dilaksanakan.
Contoh penerapan POAC (Planning,Organizing,Actuating,Controling) dalam usaha :
Cotoh usahanya adalah Budidaya ikan
PLANNING
Usaha yang akan saya jalankan ini ialah usaha yang berjalan pada bidang pembibitan dan pemasaran atau penjualan ikan mas yang menurut saya akan memperoleh keuntungan yang besar dengan modal yang kecil. Pada saat ini banyak orang yang berlomba-lomba merencanakan untuk menjalankan suatu usaha yang sudah booming di kalangan masyarakat seperti usaha warung kopi (warkop), restoran, tempat rental, lapangan futsal, tempat bermain game seperti warnet game online atau playstation dan banyak lagi yang tidak perlu saya sebutkan satu persatu.
Kita hidup di dunia ini semuanya saling berkaitan antara satu sama lain yang mana semuanya ini tidak lain ialah untuk mensejahtrakan kehidupan kita sebagai makhluk social.
Baik, Beberapa bulan yang lalu saya bermain ke tempat kawan saya di daerah Jantho, saya melihat ada beberapa petak kolam ikan yang lumayan besar tetapi sayangnya tidak dimamfaatkan dengan baik. Kolam tersebut bisa menampung sekitar 10.000 bibit ikan perpetak yang siap dipanen dalam jangka waktu 2 bulan atau 3 bulan. Kita bisa mendapatkan dua keuntungan dari usaha ini yaitu: kita bisa menjual bibitnya, dan menjual ikannya di waktu panen.
Pada saat ini jika kita melihat harga pasar ikan mas yang ada di sekitar Kota Banda Aceh itu bisa mencapai Rp. 30.000 perkilogram bahkan bisa mencapai lebih dari itu. Kita bisa melihat bahwa harga tersebut lumayan tinggi dan kita bisa mendistribusikan ikan-ikan tersebut ke warung-warung atau restoran yang ada disekitar Kota Banda Aceh disaat tiba waktu panen yaitu bisa melalui agen yang akan menampung atau bisa dengan menjualnya secara cicilan ke warung-warung.
Kita kembali lagi ke harga pasaran, jika seandainya satu petak kolam yang bisa menampung sampai 10.000 bibit ikan mas maka tidak akan meutup kemungkinan jika sekali panen akan mencapai 1.000kg (1ton) hingga lebih, bayangkan jika dalam 1kg berkisar 5 ikan mas saja maka ikan yang akan kita panen mencapai 2.000kg, tetapi nanti pasti ada bibitnya yang mati kita katankanlah sekitar 2.000 bibit maka dalam hal ini kita bisa memprediksi hasil yang akan kita panenkan sekitar 1,8ton. 1,8ton jika kita kalikan dengan harga ikan mas 1kg Rp. 30.000 bisa mencapai Rp. 54.000.000 dalam sekali panen. Dan semuanya itu tentunya butuh kerja keras agar hasinya seperti yang kita harapkan.
Ini adalah contoh keuntungan yang akan kita dapatkan dari budidaya ikan mas:
Biaya Produksi
pembuatan kolam Rp. 7.000.000,- Rp.7.000.000,- b. Benih ikan 10.000 ekor, @ Rp.200,- Rp.2.000.000,- c. Pakan :– Rp. 500.000, 1 karung – 5 karung Rp.2.500.000,- :– Pelet udang 100 kg @ Rp. 9.500,- Rp. 950.000,- :– Tepung jagung 50 kg @ Rp. 1.500,- Rp. 75.000,- – Tenaga kerja 28minggu @Rp.10.000,- Rp. 280.000,- – Obat-oabatan Rp. 10.000,- d. Peralatan Rp. 50.000,- e. Lain-lain Rp. 200.000,-+ Jumlah biaya produksi : Rp. 13.065.000,-
Pendapatan
Panen I (2 bulan) 1000kg @ Rp.30.000,- Rp. 30.000.000,- Panen II (4 bulan) 600kg @ Rp. 30.000,- Rp. 18.000.000,- Panen III ( 2 bulan) 250kg @ Rp. 30.000,- Rp. 7.500.000,- + Jumlah pendapatan : Rp. 55.500.000,-
Pendapatan dalam 6 bulan Rp. 44.435.000,- a. Keuntungan per bulan dari 6 bulan Rp. 7.405.833 (Rp.44.435.000 : 6bulan)
ORGANIZING
pada bagian ini usahakan untuk membuat semacam tabel (struktur) untuk memudahkan dalam menjalankan usaha anda. tabelnya bisa anda pilih di office word, langkahnya Insert selanjutnya SmartArt. Ada beberapa macam tabel struktur yang bisa anda gunakan terserah mau digunakan yang mana.
Berikut adalah tugas dan tanggung jawab dari masing-masing penggerak usaha budidaya ikan mas kami berikut ini:
Ketua
Membina keutuhan organisasi dan mendorong kemajuan organisasi melalui jalinan kerjasama dan komunikasi antar anggota
Mengusahakan peluang penghimpunan dana yang sah
Meningkatkan peran serta organisasi dalam pemecahan masalah-masalah pembudidayaan ikan mas tersebut
Mengarahkan program dan kegiatan operasional organisasi
Meningkatkan hubungan yang baik antar sesama anggota
Sekretaris
Membina hubungan dengan pihak luar baik swasta maupun pemerintah dalam kaitannya kerjasama dan membangun citra organisasi
Mengendalikan operasional administrasi internal dan eksternal
Membantu ketua dalam mengarahkan dan mengendalikan kegiatan operasional organisasi
Bendahara
Menghimpun iuran anggota dan dana lain dari sumber-sumber yang sah
Mengalokasikan dana atas dasar program kerja
Menyusun laporan keuangan, sebagai bahan laporan dan pembayaran pajak
Menata-bukukan dana organisasi
Seksi Pemasaran
Melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan, koordinasi, pembinaan, bimbingan, pengendalian serta pengawasan mutu hasil perikanan, pengembangan usaha dan promosi investasi dan pelayanan pengembangan usaha.
Seksi Hama dan Penyakit
Melaksanakan tugas pokok identifikasi, koordinasi, sosialisasi, dan pembinaan di bidang pengendalian hama dan penyakit ikan mas.
Melaksanakan koordinasi dalam pemantauan perkembangan wabah dan pengambilan sampel ikan sakit atau diduga terinfeksi penyakit di daerah sentra budidaya ikan mas.
Humas
Memberikan nasihat atau sumbang saran dalam menanggapi apa yang sebaiknya dapat dilakukan untuk memajukan usaha budidaya ikan mas tersebut
Menunjang aktifitas utama manajemen dalam mencapai tujuan bersama
ACTUATING
Actuating dalam kepemimpinan adalah bagaimana seorang pemimpin dapat mempengaruhi perilaku bawahan sehingga bawahan tersebut mau bekerjasama secara efektif untuk mencapai tujuan organisasi dalam suatu kegiatan budidaya khususnya untuk pembibitan dan pembesaran ikan mas. Efektifitas kepemimpinan seseorang tergantung pada kemampuannya membaca situasi yang dihadapi dan menyesuaikan gaya kempemimpinannya dengan situasi tersebut sedemikian rupa sehinggat efektif dalam menjalankan fungsi kepemimpinannya.
Gaya kepemimpinan situasional yang sesuai untuk kegiatan usaha pembibitan dan pembesaran ikan mas sangat tergantung pada ketuanya. Bagaimanapun seorang ketua dalam usaha ini harus berperan sebagai:
Pemberi petunjuk, bimbingan, binaan, serta pengarahan bagi bawahannya
Rekan kerja yang mampu bekerja sama dengan bawahan
Ketua yang mampu menciptakan suasana kerja yang kondusif agar bawahannya dapat bekerja dengan sebaik mungkin.
Faktor lain yang juga mempangaruhi gaya kepemimpinan disuatu organisasi adalah orang atau individu yang berada di dalam organisasi tersebut, maksudnya ialah orang-orang yang berada dalam organisasi tersebut mempunyai tipe yang berbeda-beda sehingga memerlukan gaya kempemimpinan model situasional. Kontrol atas pemecahan masalah dan pengambilan keputusan antara ketua dan rekan-rekannya dalam keadaan seimbang, karena sama-sama terlibat dalam pemecahan masalah dan pengambilan keputusan sehingga komunikasi antara atasan dan bawahan semakin meningkat.
Seorang ketua yang menjadi pemimpin dalam manjemen controlling bertugas memastikan agar ikan mas yang akan dipanenkan tersebut sudah sesuai dengan standar yang berlaku di pasaran dan telah ditentukan dengan waktu yang tepat juga. Ketua tidak hanyak memperhatikan produknya tapi juga memperhatikan anggota yang terlibat pada usaha tersebut. Tugasnya ialah mengingatkan jika ada yang menyimpang dari produksi ikan mas yang seharusnya dapat dicapai.
Ada beberapa hal yang perlu dilakukan sebelum malaksanakan fungsi pengawasan (controlling) ini. Tahapan tersebut yaitu:
Menetapkan standar pelaksanaan kegiatan usaha ikan mas
Menetukan pengukuran pelaksanaan kegiatan usaha tersebut
Menganalisa penyimpangan yang terjadi, dan
Mengambil tindakan jika diperlukan untuk memperbaiki penyimpangan.
Manajemen pengawasan ini erat kaitannya dengan manajemen kualitas yang mana manajemen kualitas termasuk manajemen pengawasan (controlling) juga. Selanjutnya membuat prosedur controlling yang efektif merupakan langkah-langkah yang harus diterapkan untuk melaksanakan kegiatan teknis maupun administrative guna menjamin terselenggaranya kebijakan yang telah ditentukan secara ekonomis dan efisien. Manajemen berkewajiban menciptakan prosedur yang baik sehingga menjamin terciptanya system pengendalian manajemen yang efektif dalam meningkatkan usaha budidaya ikan mas ini.
Nah itulah contoh penerapan sistem POAC dalam menjalankan usaha anda, sistem POAC ini sangat perlu dalam suatu organisasi atau pun dalam mejalankan Usaha yaitu guna memantapkan kinerja dalam usaha.
Daftar Pustaka.
(http://andimpi.blogspot.co.id/2013/06/fungsi-fungsi-manajemen-poac.html)
(http://andimpi.blogspot.co.id/2013/06/fungsi-fungsi-manajemen-poac.html)
(http://nichonotes.blogspot.co.id/2015/02/fungsi-manajemen.html)
(http://www.gurupendidikan.com/pengertian-poac-dalam-manajemen-terlengkap/)
(https://mdm2010.wordpress.com/2010/10/04/fungsi-manajemen-poac/)
(https://thetimphan.wordpress.com/2014/08/08/contoh-penerapan-sistem-poac-planning-organizing-actuating-controlling-dalam-suatu-usaha/)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar